یک سؤال ساده:
چند بار وارد جلسه شدهاید و بعد از ۱۰ دقیقه تازه همه متوجه شدهاند چرا جلسه تشکیل شده؟
این یکی از رایجترین دلایل اتلاف زمان است.
تیمهای موفق معمولاً قبل از جلسه زمان کوتاهی صرف آمادهسازی میکنند.
Pre-Meeting چیست؟
Pre-Meeting یعنی مجموعه اقدامهایی که قبل از شروع جلسه انجام میشود تا جلسه سریعتر و هدفمندتر جلو برود.
هدف:
کمتر توضیح دادن، بیشتر تصمیم گرفتن.
۱. هدف جلسه را در یک جمله بنویسید
بد:
«در مورد پروژه صحبت کنیم»
خوب:
«تصمیم درباره زمان انتشار نسخه جدید»
۲. فقط افراد ضروری را دعوت کنید
جلسه بزرگتر همیشه جلسه بهتر نیست.
از خودتان بپرسید:
آیا این فرد باید تصمیم بگیرد؟
۳. فایلها را قبل از جلسه ارسال کنید
اگر قرار است همه داخل جلسه فایل بخوانند، زمان از دست میرود.
۴. دستور جلسه را از قبل بفرستید
حداقل مشخص کنید:
- موضوعها
- زمان هر بخش
- خروجی مورد انتظار
۵. سؤالات را زودتر جمع کنید
اگر افراد قبل از جلسه سؤال بدهند:
جلسه ساختار پیدا میکند.
۶. زمان جلسه را محدود کنید
قانون پیشنهادی:
۱۵ دقیقه → هماهنگی
۳۰ دقیقه → تصمیم
۴۵ دقیقه → آموزش
۷. معیار موفقیت تعریف کنید
آخر جلسه قرار است چه اتفاقی افتاده باشد؟
نمونه:
✓ تصمیم ثبت شده
✓ مسئول مشخص شده
✓ زمان اجرا تعیین شده
فرمول ساده جلسه مؤثر
آمادهسازی
↓
برگزاری
↓
تصمیم
↓
اقدام
✓ هدف نوشته شده
✓ دستور جلسه آماده است
✓ فایلها ارسال شده
✓ افراد مشخص هستند
✓ خروجی تعریف شده
❌ جلسه بدون هدف
❌ دعوت افراد زیاد
❌ ارسال فایل داخل جلسه
❌ طول نامشخص جلسه
جلسه خوب از لحظه اتصال شروع نمیشود.
جلسه خوب زمانی شروع میشود که همه بدانند چرا وارد جلسه شدهاند و قرار است با چه نتیجهای خارج شوند.
سوالات متداول
آمادهسازی جلسه چقدر زمان میبرد؟
برای بیشتر جلسات بین ۵ تا ۱۰ دقیقه.
آیا برای جلسه کوتاه هم لازم است؟
بله؛ حتی بیشتر.
مهمترین بخش چیست؟
هدف و خروجی جلسه.