در بسیاری از تیمها یک الگوی تکراری وجود دارد:
برای هر موضوعی جلسه برگزار میشود.
اما آیا واقعاً همه موضوعات نیاز به تماس تصویری دارند؟
گاهی یک پیام ۲ دقیقهای میتواند جای یک جلسه ۳۰ دقیقهای را بگیرد.
چه زمانی جلسه آنلاین انتخاب بهتری است؟
جلسه آنلاین مناسب است اگر:
✓ نیاز به تصمیمگیری گروهی دارید
✓ توضیح موضوع پیچیده است
✓ نیاز به اشتراک صفحه دارید
✓ چند نفر باید همزمان مشارکت کنند
نمونهها:
- برنامهریزی پروژه
- ارائه محصول
- مصاحبه
- آموزش
چه زمانی چت بهتر است؟
چت مناسب است اگر:
✓ پاسخ کوتاه است
✓ نیاز به مستندسازی سریع دارید
✓ موضوع فوری نیست
✓ فقط تبادل اطلاعات انجام میشود
نمونهها:
- هماهنگی زمان
- گزارش کوتاه
- ارسال فایل
- سؤال سریع
مقایسه جلسه آنلاین و چت
سرعت
برنده: چت
تعامل
برنده: جلسه آنلاین
مستندسازی
برنده: چت
انتقال احساس و ارتباط
برنده: جلسه آنلاین
صرفهجویی زمان
بسته به شرایط
اشتباه رایج: جلسه برای هر موضوع
وقتی برای همه چیز جلسه برگزار شود:
- تمرکز کاهش پیدا میکند
- زمان از دست میرود
- خستگی ایجاد میشود
مدل پیشنهادی برای تیمها
پیشنهاد عملی:
اطلاعرسانی → چت
هماهنگی → چت
تصمیم → جلسه
آموزش → جلسه
قانون ۵ دقیقه
اگر توضیح موضوع:
کمتر از ۵ دقیقه → چت
بیشتر از ۵ دقیقه → جلسه را بررسی کنید.
چکلیست انتخاب✓ نیاز به توضیح زنده دارید؟
✓ چند نفر درگیر هستند؟
✓ نتیجه باید سریع باشد؟
✓ نیاز به تعامل وجود دارد؟
جلسه آنلاین و چت رقیب هم نیستند.
بهترین تیمها یاد گرفتهاند هر ابزار را در جای درست استفاده کنند.
هدف این نیست که جلسات حذف شوند؛ هدف این است که فقط زمانی برگزار شوند که واقعاً ارزش ایجاد میکنند.
سوالات متداول
آیا جلسات آنلاین باید کمتر شوند؟
جلسات غیرضروری معمولاً بله.
چت جای جلسه را میگیرد؟
برای بعضی موضوعات بله.
بهترین ترکیب چیست؟
چت برای هماهنگی، جلسه برای تصمیمگیری.