یکی از بزرگترین مشکلات جلسات آنلاین این نیست که برگزار میشوند؛ مشکل این است که بیش از حد طول میکشند.
جلسهای که قرار بود ۳۰ دقیقه باشد، تبدیل به ۹۰ دقیقه میشود و در نهایت خروجی مشخصی هم ندارد.
خبر خوب این است که کوتاه بودن جلسه الزاماً به معنی کاهش کیفیت نیست.
چرا جلسات آنلاین طولانی میشوند؟
دلایل رایج:
- هدف نامشخص
- تعداد زیاد شرکتکننده
- خروج از موضوع
- نبود مدیریت زمان
- تصمیمگیری ناقص
قانون ۳۰ دقیقه را اجرا کنید
برای بیشتر جلسات روزمره:
۳۰ دقیقه زمان هدف خوبی است.
ساختار پیشنهادی:
۵ دقیقه → شروع
۲۰ دقیقه → گفتگو
۵ دقیقه → جمعبندی
قبل از جلسه دستور جلسه ارسال کنید
شرکتکنندگان بدانند:
- موضوع چیست
- خروجی چیست
- زمان جلسه چقدر است
افراد ضروری را دعوت کنید
جلسات کوچک معمولاً تصمیمگیری سریعتری دارند.
گفتگو را زمانبندی کنید
برای هر موضوع زمان مشخص تعریف کنید.
مثال:
موضوع اول → ۱۰ دقیقه
موضوع دوم → ۸ دقیقه
جمعبندی → ۵ دقیقه
تصمیمها را همان لحظه ثبت کنید
اگر تصمیمها ثبت نشوند:
جلسه بعدی تکرار جلسه قبلی میشود.
از قانون «اگر قابل ارسال است جلسه نگذار» استفاده کنید
اگر موضوع را میشود با:
- پیام
- ایمیل
- فایل
حل کرد، جلسه ضروری نیست.
جلسه را با اقدام مشخص تمام کنید
در پایان مشخص کنید:
✓ چه کاری انجام میشود
✓ مسئول کیست
✓ زمان تحویل چیست
✓ دستور جلسه آماده است
✓ زمان مشخص شده
✓ افراد محدود هستند
✓ خروجی تعریف شده
✓ پیگیری انجام میشود
❌ جلسه بدون هدف
❌ افراد زیاد
❌ ورود به موضوعات فرعی
❌ جمعبندی نامشخص
جلسات آنلاین کوتاهتر معمولاً تصمیمگیری سریعتر و مشارکت بیشتری ایجاد میکنند.
هدف این نیست که جلسه سریع تمام شود؛ هدف این است که در زمان کمتر نتیجه بهتری بگیرید.
سوالات متداول
بهترین زمان جلسه آنلاین چقدر است؟
برای بیشتر جلسات ۳۰ تا ۴۵ دقیقه.
آیا جلسات کوتاه همیشه بهترند؟
برای جلسات روزمره معمولاً بله.
مهمترین عامل کاهش زمان چیست؟
داشتن هدف و ساختار مشخص.